Und der Datenschutz?
Was muss ich als Freiwilligenkoordinator*in in puncto Datenschutz bedenken?
Beispiel 1: Eine große Veranstaltung mit Ehrenamtlichen. Am Eingang hängt an Pinwänden eine große Liste aller Teilnehmenden. Darauf stehen eingetragen und gut sichtbar die Namen der Einzelnen plus deren private E-Mail-Adressen. Achtung: Geht gar nicht!!!
Beispiel 2: Sie schlagen den Gemeindebrief auf. Auf Seite 13 prangt ein Foto, das plastisch zeigt, wie Sie selbst beim letzten Gemeindefest – sehr hungrig und sehr unvorteilhaft – Spaghetti Bolognese essen. Auweia!
Eigentlich ist Datenschutz ganz einfach. Grundsätzlich gilt: Persönliche Daten müssen geschützt werden! Sie dürfen nur für den ursprünglichen Zweck genutzt werden und dürfen nicht weitergegeben geschweige denn öffentlich gemacht werden! Es sei denn, die Person stimmt zu. Deshalb müssen Sie mit den Daten der Ehrenamtlichen sehr sorgfältig umgehen.
Wenn jemand aus dem Ehrenamt ausscheidet, müssen Sie als Freiwilligenkoordinator*in seine/ihre Daten löschen (es sei denn, die Ehrenamtlichen möchten weiter informiert werden, z.B. mit dem Newsletter. Auch hier muss nachgefragt werden – also eine erneute Zustimmung eingeholt werden).
Auch das Recht am eigenen Bild – egal ob hübsch oder hässlich – fällt unter den Datenschutz. Das heißt, Sie dürfen Bilder nur dann verwenden, wenn die darauf abgebildete Person damit einverstanden ist (bei Kindern müssen auch deren Eltern das Okay geben). Sie können sich allerdings eine Einverständniserklärung holen, dass Sie Fotos der Freiwilligen für die Pressearbeit, die Gemeindehomepage o.ä. generell nutzen dürfen. Natürlich gebietet die Fairness, dass Sie vor der Veröffentlichung von neuen Fotos die Freiwilligen immer noch einmal fragen, ob auch dieses Foto verwendet werden darf!
Ihr Umgang mit den Daten der Ehrenamtlichen ist das eine – der Umgang der Ehrenamtlichen mit den Daten derer, die ihnen anvertraut sind, noch etwas anderes. Als Freiwilligenkoordinator*in sind Sie vielleicht auch für Ehrenamtliche im Besuchsdienst zuständig oder für Freiwillige in der Kinder- und Jugendarbeit. Also müssen Sie Sorge dafür tragen, dass auch Ihre Ehrenamtlichen gut informiert sind. Sie müssen Sie über die Sorgfaltspflicht aufklären und über die Pflicht zur Verschwiegenheit.
Wenn Sie jetzt sagen: „Hmh, das klingt doch zu kompliziert, was mache ich denn, wenn…?“, dann ist das kein Problem: Wenden Sie sich bei Fragen zum Datenschutz an das Rechtsreferat des Landeskirchenamtes. Je nach Sachlage wird sich der Mitarbeitende des Rechtsreferates mit dem örtlichen Datenschutzbeauftragten in Verbindung setzen.
